Comment s’effectue la prise de rendez-vous en centre d’appels ?

Une équipe spécialisée du centre d’appels s’occupe de la prise de rendez-vous par téléphone, en faveur d’une société qui souhaite présenter un produit ou un service. Pour ce faire, les téléagents entrent en contact avec les prospects ou les clients.

Mais avant tout traitement, l’agence de prospection par téléphone doit définir le contexte de l’opération de prise de rendez-vous, ainsi que les objectifs à atteindre, en matière de qualité qu’en quantité. Par la suite, le centre d’appels élabore des fiches de phoning selon les prospects cibles. Notons que la société d’externalisation, en coopération avec le service marketing de l’entreprise, rédige un argumentaire de prospection téléphonique. Elle met en œuvre un cahier des objections, suivi des réponses adéquates à chaque situation.

Avant de se lancer dans l’activité de la prise de rendez-vous, la société d’externalisation relation client forme ses agents selon le domaine spécifique de la société. Cette formation consiste à faire connaître aux téléopérateurs l’activité de l’entreprise, pour qu’ils puissent proposer les produits et/ou les services dans les meilleures conditions. Ainsi, le téléacteur devient un élément-clé de la valorisation de l’image de marque de l’entreprise.

Par la suite, l’entreprise reçoit le planning détaillé et qualifié de la prise de rendez-vous en centre d’appels, ainsi que le rapport quantitatif et qualitatif de la journée.

Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous en centre d’appels ?

La société d’externalisation traite des prises de rendez-vous dans plusieurs catégories d’activités : industrie, finance, immobilier, assurance, service aux entreprises, secteur du luxe, informatique, santé, High-tech, etc. Grâce au service des professionnels de la prise de rendez-vous, la société peut améliorer sa performance tout en gagnant du temps.

Les prises de rendez-vous téléphoniques sont classées en deux catégories : les premières sont qualifiées de physiques et les deuxièmes s’agissent de rendez-vous téléphonique. Mais le but reste similaire, proposer un service ou un produit à un client ou à un prospect.

La prise de rendez-vous en matière d’externalisation de la relation client offre de nombreux avantages. Grâce à cette démarche, l’entreprise peut recentrer sa force de vente sur sa vraie valeur ajoutée, la « vente ». Elle permet également de multiplier les opportunités commerciales et d’élargir le marché. En outre, l’entreprise peut se confier à la performance des agents du centre d’appels pour assurer la prospection téléphonique. Et dernièrement, la société peut éviter les coûts supplémentaires de recrutement, ainsi que la facture téléphonique.

Rappelons que la société n’est pas en obligation de mobiliser son équipe locale pour réaliser toutes ses tâches. En effet, il existe des entreprises externalisées disposant de nombreux agents spécialisés dans la prise de rendez-vous en centre d’appels qui effectuent toutes ces opérations avec professionnalisme et sérieux.